نگاهی به بهتایم؛ سامانه تایم شیت و مدیریت پروژه آنلاین

داشتن ابزاری برای مدیریت پروژه ‌‌های موازی همیشه یکی از دغدغه‌های مهم مدیران شرکت‌ها بوده و حالا با همه‌گیری جهانی کرونا، این موضوع به یک ضرورت تبدیل شده. خوشبختانه چه برای الگوبرداری از نمونه‌های موفق خارجی، و چه اجبار به داشتن نمونه‌های قابل اتکای بومی، مدتی هست که توسعه‌دهندگان ایرانی هم به حوزه سامانه‌های مدیریت پروژه آنلاین چشم‌ دوخته‌اند و تلاش‌های خوبی را هم در این راستا شاهد بوده‌ایم.

اما حالا و در شرایطی که این سامانه‌های بومی وارد رقابتی جدی‌ شده‌اند، «بهتایم» به عنوان رقیبی نوظهور آمده تا در این بازار برای خودش سهمی دست و پا کند؛ با امکانات و مزایایی که بتوانند مشتری‌های تجاری و سازمانی را به سوی این سرویس جلب کنند. در ادامه می‌خواهیم نگاهی به قابلیت‌های بهتایم داشته باشیم.

بهتایم دقیقا چه کاری انجام می‌دهد؟
 

بهتایم خودش را یک سامانه «مدیریت پروژه آنلاین» معرفی می‌کند؛ پلتفرمی که مخاطبش می‌تواند یک سازمان، شرکت و یا حتی فردی باشد که برای مدیریت زمان، منابع‌انسانی و محاسبه‌ هزینه‌های یک پروژه به ابزاری متمرکز احتیاج دارد. جایی که بتوان پیشرفت پروژه‌های موازی را رصد کرد، برای اعضای دخیل در پروژه وظایف متعدد تعیین کرد و ساعت کارکرد هر فرد را مورد پایش قرار داد.

با جمع‌آوری این آمار و مستندسازی‌شان به شکل گزارش و نمودار، شخص استفاده کننده از بهتایم که همان «مدیر پروژه» است می‌تواند اثربخشی یک پروژه را به طور دقیق اندازه‌گیری کرده و تیم را به سمتی هدایت کند که از نقص‌ها فاصله گرفته و به هدف نهایی نزدیک‌تر شوند. این ماهیت کلی بهتایم است.

اما تحقق تمام این اهداف به یک سری «ابزار» احتیاج دارد که بهتایم تلاش کرده کامل‌ترین آن‌ها را در اختیار مشتری قرار دهد. از ابزار ارتباط تیمی گرفته تا تقویم روزانه، سیستم‌های خودکار گزارش‌گیری، ابزار تحلیلگر پروژه و ویژگی خاص «تایم شیت» که در ادامه به هر کدام خواهیم پرداخت.

ابزار، قابلیت‌ها و نحوه عملکرد بهتایم

بهتایم یک سامانه تحت وب و موبایل فرندلی است که البته نسخه جداگانه‌ای از آن برای اندروید هم منتشر شده. با ورود به سامانه قسمت داشبورد را می‌بینید که یک خلاصه کلی از وضعیت پروژه‌ها را برایتان به نمایش درمی‌آورد. نمودارهای دایره‌ای، خطی و ستونی روی مؤلفه‌های «زمان صرف شده روی پروژه‌ها» و «سهم هر پروژه از تمام پروژه‌ها» تأکید دارند تا در یک نمای کلی بتوانید به یک تحلیل سریع و کوتاه از وضعیت کاری‌تان برسید.

امکانات بسیار مفید و کارآمد هستند. همانطور که در اسکرین شات‌ها می‌بینید، می‌توانید در قسمت «پروژه‌ها» پروژه‌هایتان را تعریف کنید. مرحله بعدی، مرحله تعیین «فعالیت‌ها» است که می‌توانند در سه ستون «منتظر انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده» ردیف شوند. جالب است بدانید که بهتایم با بهره‌گیری از هوش مصنوعی می‌تواند در حین تعیین یک فعالیت شما را از وجود فعالیت‌های مشابه هم آگاه کند تا شاهد انباشتگی و همپوشانی کارها نباشید.

تب «برنامه‌ریزی روزانه» جاییست که فعالیت‌های گروهی وابسته به زمان توسط مدیریت پروژه ساخته می‌شود تا هر فرد دخیل در پروژه با انجام هر وظیفه، بتواند گزارش آن را به مدیر ارسال کند. یک ویژگی خوب و مثبت دیگر بهتایم هم استفاده از «گانت چارت» برای پایش فعالیت‌هاست.

گانت چارت یا نمودار گانت به طور خلاصه به شما نشان می‌دهد که چه کاری (فعالیت‌ها) و در چه زمانی (زمانبندی) باید انجام شود. با این ویژگی به عنوان یک مدیر پروژه، خیلی راحت می‌توان فعالیت‌ها را با هم مقایسه کرد و به نقص‌های پروژه پی برد. بعد از انجام یا در حین انجام هر پروژه نیز، با تب «گزارش‌ها» می‌توانید از هر پروژه و هر فعالیت و هر «شخص» گزارش‌گیری کنید که هم به شکل پویا و هم به شکل خروجی اکسل قابل دریافتند.

و در نهایت می‌رسید به قسمت «تحلیلگر» که شیرینی پروژه‌ شماست. این قسمت به لطف دو ابزار «نمودارساز» و «گزارش‌ساز» در صرفه‌جویی وقت شما به عنوان مدیر پروژه بسیار کاربردی ظاهر می‌شود. ضمنا دو قسمت «مدیریت» و «تعاریف پایه در سیستم» هم برای تعریف مشتریان و قراردادها و مدیریت کاربران و گروه‌های کاربری و مسائل دیگر کاربردی هستند. یکپارچگی با گوگل و امکان ذخیره مستندات در گوگل درایو هم ویژگی خوبیست که شما را از امنیت داده‌هایتان خاطر جمع می‌کند.

در کل بهتام از منظر امکانات فنی، وضعیت نسبتا مطلوبی دارد و تقریبا پاسخگوی نود درصد نیازهایتان از یک ابزار مدیریت پروژه هست. راهنمای استفاده از بهتایم هم آنقدر غنی هست که با کمی وقت گذاشتن و خواندن، به خوبی روی سامانه مسلط شوید. اما مشکلی که در همان نظر اول به چشم می‌آید این است که این حجم از ویژگی‌های مفید، می‌توانستند در رابط کاربری پخته‌ و زیباتری به تصویر کشیده شده و در دسترس مخاطب قرار بگیرند.

بهتایم رابط کاربری بسیار ساده‌ای دارد که شما را به یاد نسخه‌های قدیمی نرم‌افزارهای آفیس می‌اندازد، و همین موضوع روی تجربه کاربری هم اثر منفی گذاشته، طوری که با گذشت زمان ممکن است حضور در محیط نسبتا خشک سامانه کاربران را دلزده کند. با این حساب شاید بد نباشد که تیم توسعه‌دهنده در به‌روزرسانی‌های بعدی دستی هم به سر و روی بهتایم بکشد و با یک محیط گرافیکی‌تر، تجربه کاربری آن را ارتقاء دهد.

حق اشتراک و هزینه‌های استفاده

یکی از ویژگی‌های خوب و قابل تحسین بهتایم این است که به مدت 14 روز برای استفاده رایگان است. طی این بازه دو‌هفته‌ای، تقریبا به تمام ویژگی‌ها دسترسی دارید و به لطف وجود داده‌های آزمایشی (تا مجبور نباشید برای بررسی عملکرد بهتایم خودتان از صفر داده‌ای وارد کنید) فرصتی برایتان فراهم می‌شود که عملکردش را به خوبی بسنجید؛ این که بهتایم با این ویژگی‌ها به درد پروژه‌هایتان می‌خورد یا خیر؟ آیا آورده‌های حاصل از صرف هزینه برای بهتایم به قدر کافی مطلوب هست که حاضر به پرداخت حق اشتراک بشوید؟

بهتایم با توجه به طیف مشتری‌هایی که به سراغش می‌آیند، سه پلن «شخصی»، «استاندارد» و «تجاری» را در دو قالب ماهانه و سالانه در نظر گرفته که بسته به نوع کار می‌توانید به سراغ یکی از آن‌ها بروید. قیمت‌ها در طرح‌های فعلی به نظر مقرون به صرفه می‌رسند، هر چند فضای ذخیره‌سازی کم 300 مگابایتی برای هر کاربر ممکن است در آینده و با افزایش کاربران بهتایم برای این مجموعه چالش‌برانگیز باشد.

ولی در مرحله فعلی و به طور کلی، می‌شود گفت که با تنوع خوبی از تعرفه‌های حق اشتراک مواجه هستید.

جمع‌بندی و حرف پایانی
با تمام ویژگی‌های خوب و بدی که گفتیم، باید توجه داشته باشید که مخاطب اصلی بهتایم شرکت‌ها و سازمان‌ها هستند. اگر از این جایگاه به سراغ بهتایم بروید، گستردگی امکانات و اتوماسیون گزارش‌گیری و تحلیل آن در زمان‌تان به میزان زیادی صرفه‌جویی می‌کند. اما شاید بتوان گفت که بهتایم برای استفاده شخصی (حداقل با وضعیت فعلی) کمی برای کار پیچیده است.

با این حساب پیشنهاد می‌کنیم فعلا در صورتی که مشغول انجام پروژه‌های بزرگ چند نفره هستید به سراغ بهتایم بروید. تنها در این صورت است که صد در صد امکانات این سامانه برایتان کاربرد داشته و معنا پیدا می‌کنند.

برای شروع رایگان کار با بهتایم می‌توانید همین حالا به وبسایت این سرویس مراجعه کنید.